「SeaTable」,一款比 Excel 更簡單易用的在線表格和信息管理工具 – 小眾軟件

SeaTable」是一款新型的在線協同表格和信息管理系統,比 Excel 更簡單易用的信息記錄和管理工具。

「SeaTable」,一款比 Excel 更簡單易用的在線表格和信息管理工具 1

很多小伙伴平時主要用 Excel 來記錄和管理文本、日期、數字這類基礎數據。但是 Excel 作為一個老牌工具,確實也存在不少使用上的痛點和難點。

很多場景下,我們還需要記錄和管理與表格中數據相關的一些文件、圖片或者其他更複雜的信息。這個時候就會發現 Excel 不足以滿足需求,往往需要將文件、圖片等另外保存在文件夾中,在 Excel 中還無法方便地引用這些內容。

在日常使用 Excel 的過程中,經常會有對數據過濾、排序、分組顯示的需求,並且需要從數據產生多角度分析的圖表。這些操作在 Excel 中往往比較難做到理想的展示效果,或者需要“數據透視”這種高級功能,對很多小伙伴來說門檻比較高。那有沒有更簡單的方法呢?

本文要給大家分享一款在記錄和管理各種零散信息數據方面,比 Excel 更簡單易用的工具。它就是新型的在線協同表格和信息管理系統「SeaTable」。

實例:員工信息管理 & 統計員工請假信息

下面通過“員工信息管理“和“統計員工請假信息”這兩個行政小姐姐們常見的需求為例,和小伙伴們一起來分享下,在信息記錄和管理方面,「SeaTable」是如何更加簡單易用的吧。

  • 在“員工信息表”中,我們需要記錄:姓名、部門、入職日期、工齡、合同文件、現住址、籍貫地址、學位證照片、最近請假時間、(鏈接的)請假記錄。
  • 在“請假記錄表”中,我們需要記錄:姓名、(鏈接的)部門、請假開始時間、請假結束時間、實際請假天數、請假說明、請假類型、(鏈接的)員工信息表。
  • 統計圖表,需要統計:員工籍貫統計、每個員工在每月的請假天數之和、請假類型占比、請假逐月趨勢圖。

閒話不多說,先給大家展示一下總體的效果對比。

以請假記錄管理為例。

在這個 Excel 請假記錄表中,存在數據格式不規範、文字數字混編、重複錄入信息等情況。

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Excel 表格

SeaTable 來記錄和管理請假信息,不僅數據格式更加規範,不用重複錄入信息,還能將“員工信息表”和“請假記錄表”關聯起來,從“請假記錄表”中就可以查看請假員工的基本信息,並且還可以快速地切換視圖,來查看不同條件下的數據。效果比 Excel 清晰不少。

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SeaTable

接下來,我們再仔細看一下 SeaTable 有哪些強大的功能,同樣也是結合前面的兩個案例來說明。

豐富的數據類型

在 Excel 中輸入數據時,數據的類型格式往往是默認的和隨意的,不僅不規範也很不利於後續的數據整理和分析。而在 SeaTable 中,每一列都有一個特定的數據類型,增加列時就可以為列選擇一個數據類型。可供選擇的類型非常豐富,除了文本、數字、日期這樣的基礎類型,還能支持勾選、單選、多選、長文本、圖片、文件、協作人等更豐富的數據類型。

對於習慣於使用 Excel 公式的用戶來說,SeaTable 也提供了”公式“列,可以插入類似 Excel 的公式。

SeaTable 還能支持一些比較有意思的數據類型,比如你可以在表格中插入地圖裡面的一個地址。

對比 Excel

SeaTable 的這種設計有幾個優勢:

  • 通過規定了數據類型,讓我們輸入數據的時候不用再去考慮格式的問題,數據輸入會更加的方便和準確。
  • 用戶可以基於表格來結構化地管理文件和圖片以及其他信息,而不僅限於文字和數字。
  • 支持鏈接其他表格中的數據,將不同表格中的記錄關聯起來,以保持表之間信息的一致性。

員工信息表的默認視圖為例,我們看一下 SeaTable 是怎樣幫我們提高效率的。在這個表格中:

部門列選擇了單選類型,雙擊單元格就可以選擇單選標籤,避免部門信息不規範錄入。

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入職日期列選擇了日期類型裡的國際標準格式,雙擊就可以選擇日期,比起 Excel 需要手寫日期更為方便。

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合同列選擇了文件類型,可以在這列添加PDF等合同文件,以後這些文件再也不用另外保存到文件夾裡面了。

籍貫地址列選擇了地址類型,可以在單元格里直接選擇省市區縣地址,保證了地址信息的準確性。

學位證列選擇了圖片類型,圖片保存之後還會在表格中顯示預覽,非常便於查看哦。

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還可以在員工信息表中關聯“請假信息表”裡面的請假記錄,這樣就可以直接查看請假記錄表裡的的請假信息,而不必重複錄入。

除了幫助我們更便捷準確地錄入各種信息,SeaTable 還提供了基於公式自動更新信息的高級功能。比如,工齡列選擇了公式類型裡的Year(today())-Year({入職日期}),可以自動根據入職時間計算出到目前的工齡;結合表中關聯的請假信息,還可以用公式自動計算出每個員工最近一次請假的日期。

可以發現,SeaTable 不但能保存更豐富的數據類型,還能利用計算公式、鏈接記錄等高級功能,實現信息更新的自動化,減少了很多重複的勞動。

最終,表格的整體效果如下圖:

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多數據視圖

在 Excel 中對同一個表的數據,從不同角度去查看和分析時,操作往往比較複雜也不方便。而 SeaTable 支持對同一個表同時提供多種視圖,每個視圖可以有不同的過濾、排序、分組等條件,在視圖間切換查看,能幫助我們從不同的角度來看數據。

以請假記錄表為例,我們看怎樣滿足多角度分析請假記錄的需求。

比如,怎樣快速地按月查看都有哪些員工請假了呢?只需要創建一個新的視圖,並且設置以請假時間按月分組,即可清晰地看到每月的統計。

我們還可以根據需要增加其他視圖,比如對請假時間按週分組的視圖、過濾篩選出請假類型是事假的事假類型視圖、按部門分組的視圖、按員工分組的視圖等等。

可以發現,SeaTable 確實大大減輕了行政小姐姐的日常工作壓力,領導提出的統計需求都是分分鐘完成的。

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多種視覺呈現方式

對於同一份數據,SeaTable 除了用基本的表格方式呈現,還提供了日曆、地圖、時間線、圖庫等展現方式。

  • 比如日曆功能,可以幫我們把表格的記錄內容直觀地展示在日曆上,還能點擊進去查看和編輯;
  • 地圖插件,可以把表格中的地址展示在地圖上;
  • 時間線插件,可以幫我們更直觀地查看項目的開始結束時間,了解項目週期;
  • 圖庫插件,可以突出展示表格中的圖片,讓表格視覺有了不一樣的體驗,比如維護一個美食圖庫。

在實際使用中,可根據具體場景來選擇合適的視覺呈現方式。

用日曆展示請假信息,如下所示:

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用地圖展示員工籍貫地址,如下所示:

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數據統計和分析

使用 Excel 來記錄和管理信息,如果需要從不同角度來分析數據並畫圖,往往需要使用”數據透視”和一些公式,學習門檻也比較高。在 SeaTable 裡面,記錄完數據後,不需要使用公式函數、數據透視,通過“統計”功能,點幾下鼠標就可以方便地創建可視化圖表和表格,輕鬆地實現對數據進行統計和分析。

比如,我們可以輕鬆地生成員工籍貫的分佈圖,統計每個員工每月的請假天數(很重要!),還可以統計請假類型的佔比、逐月的請假天數趨勢等。統計圖標不但製作輕鬆,看起來還很專業哦,交給領導絕對是加分項。

通過統計圖表,還能直接進入查看其對應的統計記錄。例如點擊下圖中“員工籍貫統計”裡的遼寧省柱形圖,就可以查看家鄉是遼寧省的同事有哪些了。

部分統計圖表,如下所示:

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總結

總體來說,我們覺得 SeaTable 這個新型的在線協同表格,非常值得一用,尤其是在記錄和管理各種零散的信息方面,確實更加簡單易用,實實在在地讓我們多了一個好工具。同時,我們也注意到了,作為一款新型的表格產品,它也在不斷完善中,很多功能迭代提升的速度都很快。

感興趣的小伙伴們,可點擊 seatable.cn 或者識別下方二維碼進入 SeaTable 小程序來體驗:

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