記錄和管理工作計劃,用 SeaTable 表格更簡單 – 小眾軟件

記錄和管理工作計劃,用 SeaTable 表格更簡單 1

很多中小企業因成本原因,沒有部署付費的辦公軟件。我們就屬於這種類型,行政部在做各個月度工作規劃時,一般是在會議上口頭分配任務,或者用Excel、Word 進行記錄和傳達,這些方式雖然也能推動工作進行,但越來越多的行政工作事項,無法有效記錄到一起,更缺乏協同。

那麼,如何用更低門檻和更簡單的工具,來對工作事項進行記錄和協同管理呢?

下面是我在 SeaTable 中創建的“行政部工作協同管理表”,如下所示:

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那麼,我們來看下:

  • 如何在表格里記錄那麼多文字呢?
  • 怎樣把文件添加和存儲到表格里呢?
  • 其他人怎麼進入表格進行協作呢?
  • 當任務記錄越來越多,怎樣只顯示“未完成”任務呢?
  • 怎樣更直觀的按月份來分組顯示工作任務呢?
  • 如何用日曆的形式來展示工作任務呢?
  • 如何統計各個負責人在每個月的工作任務數量呢?

我們來逐一解決:

用 SeaTable 記錄大段文字

在“任務分解及標準”列,因描述文字太多,有的還要加圖片之類,所以我選擇“長文本”類型。雙擊單元格,即可記錄大段文字,甚至插入圖片之類。

如下所示:

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添加文件

在“相關附件”列,我為這列選擇的是“文件”類型。可添加多個文件,可下載、刪除。

如下所示:

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共享與協作

進入 SeaTable 表格列表頁,把這個表格共享給其他人,那麼這些人就可以通過共享鏈接,進入表格里進行協作了。

在“負責人”列,我用的類型是“協作人”,當我老闆和部門同事通過共享鏈接加入表格後,在“負責人”列的單元格里,雙擊就可以選擇負責人名字了。

如下所示:

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只顯示“未完成”任務

為了方便地切換查看一些信息表,我先增加個視圖,命名為“未完成”,然後通過“過濾器”按鈕,選擇“任務狀態”、“不是”、“已完成”,剩下的就是只想顯示的“待開始”和“進行中”的任務,即“未完成”任務。

如下所示:

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按月份分組顯示工作任務

還是先增加個視圖,命名為“按月份分組”。

然後用“分組”按鈕,選擇“預計完成時間”、“按月”、“升序”即可。當然,也可以根據顯示需求,按天、按週、按季度、按年分組都可以。

如下所示:

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用日曆展示工作任務

把視圖切換回到“默認視圖”,點擊上方的“日曆”按鈕,把“日期來自”選擇“預計完成時間”,把“顏色來自”選擇“任務類型”,即可自動以日曆的形式來展示工作任務,起到了很好的提醒作用。點擊工作任務,可進入查看詳情,也可直接編輯。

如下所示:

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統計每個負責人每月的工作任務量

我使用了右上角的“統計”功能,選擇了“表格”形式,設置完參數就可以自動統計出來了。 (在所有統計表的列表裡,統計表可放大查看,也可導出、編輯和刪除)

如下所示:

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總結

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我不用再像以前一樣,在Excel表格中建立多個月份計劃表了,現在僅在一張表上就能記錄和管理所有月份的工作事項,而且把各種零散的文件、圖片、大段的文字等都集中記錄到了一個表上。

共享後,部門同事和老闆,也都能在這張表上方便地查看和協作。通過多個視圖,大家還能方便地切換查看一些特定信息。做數據統計,也更自動化和更簡單了。

對於我們這種中小企業來說,SeaTable 就相當於一個簡單又好用的管理系統了。當然了,除了我們行政部,其他部門也可以用的。

另外一件事

除了網頁版本,SeaTable 還提供了完整功能的微信小程序,手機用戶可以直接用微信掃一掃體驗:

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SeaTable 微信小程序

還可以點擊直接進入 SeaTable 網站:https://seatable.cn/

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